ETC040506－如何做好跨部门会议沟通 学习导航

 

通过学习本课程，你将能够：

● 了解召开跨部门会议的情况；

● 找出跨部门会议效率低的原因；

● 知道跨部门会议的种类；

● 掌握化解会议困境的方法。

如何做好跨部门会议沟通

 

一、跨部门的会议分类 当组织中有共同目标、共同任务时，需协调沟通，就必须进行跨部门会议。跨部门会议主要有以下几类： 第一，报告类会议； 第二，解决问题会议； 第三，制定决策会议； 第四，收集、交流信息会议。

 

二、哪些情况需要召开跨部门会议 1.要把信息传达至多人 当公司要把信息传递给很多人时需召开跨部门会议，虽然现在的信息沟通渠道很多，但需达成有效沟通时必须召开会议。 2.需他人的参与以谋求策略 当公司面临重大决策，需他人参与讨论商议，以寻求更好的策略时，部门内部的信息渠道无法达到目的，需召开跨部门会议。 3.需进行部门协调 任务分配后，部门之间需对任务进行协调沟通，然后进行汇报总结，或在会上对某些问题进行沟通和对接，以便领导进行下一步决策时，需要召开跨部门会议。 4.需当众表扬或批评 表扬是正激励，批评是负激励。公开表扬可以突出员工的贡献，让员工有成就感，同时激励他人的工作热情；公开批评可以让他人引以为戒，同时强调同类事件，以避免再犯错误。 5.给小组或部门分配任务 给小组和部门分配任务时，必须说明各自的职责与任务，需要召开跨部门会议。

 

三、跨部门会议效率低的原因 跨部门会议效率低的原因主要有以下几方面： 第一，目的不明确； 第二，参会人员不当； 第三，议程安排不当； 第四，参会者准备不充分或者根本没有准备； 第五，时间控制不好； 第六，会议气氛不好，信息传递不明确； 第七，会议记录不及时、不准确； 第八，议而不决、决而不行、行而不果。

 

四、跨部门会议工作流程 跨部门会议的工作流程主要包括一个中心和两个基本点。 1.一个中心 “一个中心”指的是从会议开始到当场会议结束，包括： 会议的开始 会议的开始具体包括：致欢迎词、阐明会议目的、交流会议议程、介绍时间安排及相关规章制度等。 进行会议讨论 进行会议讨论可以分为不同的议程，具体包括：分享话题和目标、交流信息、产生主意、做决定、做行动、总结等。 结束会议 结束会议具体包括：总结，安排下次会议。 2.两个基本点 “两个基本点”指的是会议开始之前的准备和会议结束之后的跟进。 五、如何化解会议中的意外和冲突 跨部门会议过程中，难免会出现一些问题和困境，例如：第一，进行表扬和批评；第二，发言者滔滔不绝；第三，有人持反对意见；第四，有人沉默寡言；第五，有人没心思开会、喜欢干别的事情。 化解这些困境的方法分为语言的和非语言的两种，语言的包括制止、说明等，非语言的包括手势、动作指令等。例如，应对滔滔不绝的发言者，可以停止记录，或邀请他人发表意见；应对持反对意见的人，可以询问他有没有好的建议，毕竟开会的目的是解决问题；应对沉默寡言者或走神的人时，可以直接点名，让其参与到会议中。